Siklus PDCA

Siklus PDCA adalah tahapan siklus proses  yang dipakai dalam menjalankan standar sistem manajemen mutu ISO 9001.

Plan – Menetapkan sasaran dan membuat rencana.

Do – Menerapkan rencana yang telah dibuat.

Check – mengukur hasil yang dicapai ( mengukur dan memantau sejauh mana pencapaian bisa memenuhi tujuan yang telah ditetapkan ).

Act – memperbaiki dan meningkatkan perencanaan (plan) dan bagaimana cara melaksanakannya. Memperbaiki dan belajar dari kesalahan untuk meningkatkan perencanaan yang dibuat dalam rangka mencapai hasil yang lebih baik).

Karena dinamakan siklus maka langkah ini tidap pernah berhenti untuk terus menerus membuat rencana, melaksanakankan rencana yang telah dibuat, mengukur/memeriksa hasil yang dicapai, mengambil tindakan dan setelah itu membuat rencana baru. Demikian seterusnya. Sehingga diharapkan akan terjadi perbaikan dab peningkatan secara berkelanjutan (continual improvement)

Istilah dan Pengertian Dasar

Dalam mempelajari standar ISO ada istilah pengertian dasar yang harus diketahui. Kalau anda merasa susah memahaminya, jangan khawatir. Dengan terus mempelajari maka lambat laun anda akan terbiasa dan familiar dengan istilah istilah dan kosa kata yang dipakai.

Generik
Generik berarti standar yang sama namun bisa diterapkan ke berbagai organisasi yang berbeda beda. Tidak tergantung besar kecilnya organisasi, jenis produknya atau layanannya, apakah diterapkan pada perusahaan , berbagai bentuk lembaga masyarakat, ataupun departemen pemerintahan. 

Persyaratan
Atau requirement dalam bahasa inggris adalah kebutuhan atau harapan yang dinyatakan, diwajibkan, atau yang secara umum tersirat.  

Misalnya, persyaratan produk untuk minuman adalah antara lain kadar gula 15%, pH 7, kadar microba harus dibawah 100 cfu, dan seterusnya. 

Persyaratan ini bisa dinyatakan oleh pelanggan (disebut persyaratan pelanggan, berdasarkan peraturan pemerintah (persyaratan statutory), ataupun persyaratan regulatory dari lembaga lembaga non pemerintah.

Persyaratan tidak selalu mengenai persyaratan produk. Bisa mengenai persyaratan proses, misalnya suhu atau tekanan pada suatu proses. Persyaratan pengiriman, dan seterusnya.

Dan yang akan banyak disebutkan nantinya adalah persyaratan sistem manajemen mutu. Yang tertuang dalam standar ISO 9001 versi 2008.  


Sistem manajemen
Sistem manajemen berarti apa yang dilakukan oleh manajemen untuk mengatur proses atau aktifitasnya, sehingga produk atau layanannya memenuhi tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi itu sendiri, seperti :

Memuaskan persyaratan mutu pelanggan
Kesesuaian dengan peraturan peraturan
Memenuhi tujuan tujuan berkaitan dengan lingkungan


Standar sistem manajemen
Standar sistem manajemen adalah contoh/model untuk diikuti dalam mengatur dan menjalankan sistem. Standar ISO 9001 adalah salah satu contohnya.

Standar ISO

Kenapa kita membutuhkan standar ?

Standar adalah sesuatu hal yang sangat penting. Dengan standar diharapkan kita bisa mendapatkan kepastian sifat atau karakteristik dari suatu produk dan layanan seperti, mutu, keamanan, keawetan, kecepatan, efisiensi dan lain lain. 

Standarisasi akan memudahkan dan memfasilitasi perdagangan antar negara dan membuatnya lebih adil. Untuk pemerintah standar ISO dapat menjadi acuan dan dasar untuk pembuatan undang undang misalnya dibidang kesehatan, keamanan, lingkungan, dan lain lain. Standar Internasional akan menjadi sarana untuk berbagi teknologi dan tehnik manajemen yang baik antar negara maju dengan negara berkembang. Memberikan jaminan keamanan kepada konsumen dan meningkatkan kualitas hidup masyarakat.  

Sejarah ISO

ISO lahir  dari gabungan 2 organisasi yaitu ISA (International Federation of the National Standardizing Associations),. berdiri in New York tahun 1926, and the UNSCC (United Nations Standards Coordinating Committee), berdiri tahun  1944. 

Pada bulan oktober 1946, delegasi dari 25 negara bertemu di Institute of Civil Engineering London. Pertemuan memutuskan untuk mendirikan organisasi internasional baru dengan tujuan memfasilitasi koordinasi internasional dan penyatuan standar industrial. Organisasi inilah yang disebut ISO, secara resmi mulai beroperasi pada tanggal 23 february 1947.

Di tahun 1947 dilakukan meeting di paris dimana dibentuk sebanyak 67 ISO technical commitee. Dan di awal tahun 1950-an technical commitee tersebut mulai menghasilkan apa yang dikenal saat itusebagai "rekomendasi ISO".

Diantara tahun 1950 dan 1960, negara negara berkembang mulai masuk menjadi anggota ISO. Dan pada tahun 1971 mulai memperkenalkan hasil kerja dari technical commitee bukan lagi sebagai rekomendasi tapi sebagai standar internasional. Hal ini sejalan dengan peningkatan perdagangan internasional.

Pada tahun 1979 ditetapkan ISO technical commitee (TC) 176, yaitu untuk manajemen mutu dan quality assurance. Standar yang pertama kali dikeluarkan oleh ISO/TC 176 adalah ISO 8402 (1986) yaitu standarisasi terminologi manajemen mutu. Kemudian diikuti pada tahun 1987 ISO 9001, ISO 9002 dan ISO 9003, yang memberikan persyaratan sistem manajemen untuk berbagai organisasi dengan ruang lingkup yang berbeda beda. Standar standar ini kemudian dilengkapi dengan ISO 9004. Standar standar inilah yang kemudian dikenal sebagai keluarga ISO 9000. Yang merupakan salah satu standar yang paling terkenal didunia.

Saat ini ISO merupakan organisasi pengembang dan penerbit standar internasional terbesar di dunia. Antara tahun 1947 sampai dengan hari ini ISO telah menerbitkan lebih dari 16.500 standar internasional. Jaringan ISO saat ini terdiri dari   badan standar nasional di lebih dari 150 negara. Satu anggota untuk satu negara, dengan pusat sekretariat di Genewa, Swiss.

Tentang ISO

Sebelum belajar tentang ISO 9001, kita akan melajar dulu tentang sejarah dan latar belakang ISO.

Banyak orang orang yang bertanya tanya apa yang dimaksud dengan ISO itu. Dan apa kepanjangan dari ISO?. Bagaimana sejarah berdirinya ?

ISO merupakan kepanjangan dari International Organization for Standarization. Jika demikian kenapa tidak disingkat menjadi IOS saja?

Hal ini karena International Organization for Standarization akan memiliki singkatan yang berbeda beda untuk tiap bahasa yang berbeda. Misalnya jika diterjemahkan dalam bahasa perancis akan menjadi OIN ( Organisation internationale de normalisation). Para pendiri akhirnya memutuskan untuk menggunakan kata  ISO yang diambil dari bahasa Yunani ISOS yang berarti sama  atau equal dalam bahasa inggris.

Jadi di negara manapun, apapun bahasanya kependekan nama organisasi akan selalu disingkat ISO.